Постараемся кратко изложить самые важные моменты, которые нужно помнить при переезде компании. Мы часто перевозим компании, которые меняют свою штаб-квартиру между офисными зданиями, чаще всего это вызвано желанием расширить свои текущие площади. Во время такого переезда могут возникнуть различные проблемы.
С чего начать… вот вопрос, который задают лицу, ответственному за выполнение такой услуги. Самое главное, сообщите всем своим сотрудникам, подрядчикам и всем лицам, имеющим прямое или косвенное отношение к вашей компании, о смене местонахождения компании. Затем выберите мувинговую компанию, которая предоставит комплексные услуги по переезду для компании.
На что нам нужно обратить внимание, чтобы корректно переехать:
Знакомство с точным пространственным планом новой локации
Проверьте, есть ли в новом офисе обычный или грузовой лифт, есть ли подъезд для развозных машин. Узнайте о расположении новых помещений, это позволит вам планировать размещение всех сотрудников заранее.
Проведение инвентаризации мебели и всех вещей
Проверьте, замерьте, войдет ли текущая мебель в новое помещение, не слишком ли она высокая, войдет ли в лифт. После первичного анализа вы будете знать, будет ли при переезде требоваться сборка или разборка имеющейся мебели. Проверьте, оснащена ли компания сейфами, бронированными шкафами или другими тяжелыми устройствами, требующими специальной перевозки несколькими людьми. Это, конечно же, позволит вам спланировать все расходы, вытекающие из такой необходимости.
Создайте план переезда
Здесь на этом этапе стоит подумать, будет ли переезд одноэтапным или многоэтапным. Иногда важно перевезти в первую очередь самые важные отделы, т.е. бухгалтерию или продажи.
В принципе, у ИТ-отдела больше всего работы в день переезда, не считая сотрудников мувинговой компании, которые должны как можно быстрее обеспечить отключение оборудования и подключение всех устройств в новом помещении.
Поэтому всем важно упаковать компьютер и все вещи, принадлежащие одному сотруднику, таким образом, чтобы они не оказались у другого человека во время переезда. Самый простой способ — пометить комнату цветами или цифрами. Это облегчит работу по упаковке вещей в коробки и их транспортировке.
Самое главное в день переезда — назначить ответственного за все решения!!!
Порядок вещей очень важен. Сначала в новый офис нужно доставить всю мебель и компьютеры, потом коробки и мелочевку. При больших заказах надо учитывать, что вывоз офиса или всей компании займет несколько дней. Тогда стоит спланировать всю работу так, чтобы это не сказалось негативно на работе сотрудников.
При компании, которая насчитывает от 30-50 компьютерных станций (в такую станцию входят: письменный стол, помощник, шкаф, стул), необходимо рассчитывать, что время такого переезда займет несколько дней. Займет ли это 2 или 5 дней, зависит от транспортной компании и ее персонала.
Поэтому всегда спрашивайте, сколько человек будут работать в пути и какие автомобили будут использоваться для перевозки мебели и оргтехники.
Тщательное планирование всего переезда до его начала — полдела. Остальное зависит от транспортной компании. Мы надеемся, что наш короткий мануал помог вам спланировать и переместить свой офис или компанию на новое место.
Статья написана в сотрудничестве с сайтом сервис переездов https://gryzchik.by/
Читайте нас в:
