Обслуживание рабочих мест на предприятиях – это комплекс различных процессов с задействованием современных технологий. Главная задача заключается в организации процесса обслуживания таким образом, чтобы он способствовал эффективной реализации сотрудниками предприятия своих обязанностей. Все рабочее оборудование должно находиться в исправном состоянии для выполнения должностных функций.
Если брать в сравнение другие ИТ-направления, то представленная система рабочих мест аналогичным образом требует выполнения регулярного мониторинга, оптимизации. Благодаря этому можно существенно сократить текущие затраты на обслуживание ИТ-инфраструктуры. Дополнительно происходит минимизация простоев, увеличивается качество и доступность современных ИТ-сервисов. Если регулярно выполнять обслуживание компьютерной техники, можно снизить риски на предприятиях, возникающих по причине неисправной техники. Весь процесс обслуживания выполняется в несколько основных этапов.
Этап 1: выполнение аудита компьютерной техники
На первом этапе необходимо выполнить комплексное обследование компьютерной техники, периферийного оборудования. Эту задачу необходимо доверять специалистам, которые имеют большой опыт работы. Они изучают специфику организации, а также все текущие процессы, которые выполняются сотрудниками. В обязательном порядке анализируется каждое рабочее место, какие задачи стоят у сотрудников на предприятии. Это необходимо для того, чтобы сотрудники могли эффективнее выполнять свои должностные обязанности.
Во время комплексного аудита можно определить причины, которые влияют на ухудшение качества рабочих мест. Для этих целей специалисты могут выполнять интервьюирование персонала из разных подразделений. При помощи первичного анализа изучается два основных направления – техническое и управленческое.
С клиентом заключается договор, где прописаны все обязанности сторон, стоимость, сроки, план проведения работ. Заказчик должен предоставить свободный доступ к каждому помещению, где требуется провести комплексный аудит. Также специалисты обслуживающей компании проверяют IT-инфраструктуру, документацию, программные средства.
Этап 2: выработка эффективного плана
Специалисты, которые занимались обследованием инфраструктуры рабочих мест на предприятии, всю информацию на основании выполненного анализа фиксируют и заносят в соответствующие документы. После завершения всех работ они занимаются выработкой плана для последующей реализации, чтобы улучшить ситуацию на предприятии и решить задачи, поставленные заказчиком.
В зависимости от каждого отдельного случая может потребоваться дополнительное обслуживание уже существующих информационных систем, их совершенствование. Нередко заказчики принимают решение о модернизации техники. Со временем любая техника устаревает и лишается технической поддержки от производителя, поэтому требуется модернизация либо ее замена на более новые модели. Все оборудование в компании каталогизируется и фиксируется в сервисной системе. Благодаря этому происходит обеспечение качественного учета всех IT-активов компании.
Этап 3: реализация каждой запланированной задачи
В процессе обслуживания рабочих мест используется современная тикетная система, которая обеспечивает управление каждым поступающим обращением. С ее помощью обеспечивается прием заявок, обратная связь. Все инструменты доступны для использования через личный кабинет пользователя.
Клиенты могут воспользоваться следующими инструментами для обращения в тех. поддержку:
- телефонные каналы и линии;
- мессенджеры;
- приложения для мобильных устройств.
При помощи тикетной системы сотрудники смогут отслеживать актуальный прогресс по каждой поступившей заявке. На основании данной информации легче оценивается работа ИТ-специалистов.
ИТ-аутсорсинг подразумевает выполнение постоянного и регулярного обслуживания парка рабочих мест. Также необходимо внедрять плановые мероприятия. Их главная задача заключается в поддержке офисного оборудования в исправном рабочем состоянии. Важно проверять работоспособность телекоммуникационных средств. Помимо основных операционных задач на предприятии должны применяться меры, которые повышают доступность использования сервисов сотрудниками предприятия.
По всем отдельным фрагментам или выбранным периодам составляется отдельный отчет. Заказчик может в любой момент получить доступ к информации и узнать об основных показателях услуг, которые ему предоставляются. Отчетность формируется регулярно на основании разных критериев. Это уровень удовлетворенности обслуживания пользователей, процесс исполнения заявок по указанным срокам, время реакции со стороны сотрудников компании.
Читайте нас в:
