Создать архив на предприятии — сложная, но вполне решаемая задача для непрофессионалов. Намного труднее обстоят дела со случаями, когда бумаги нужно передавать на хранение в государственные архивные фонды. Во-первых, потому, что эти организации очень строго подходят к вопросу подготовки и оформления дел, а во-вторых, из-за того, что руководители компании зачастую сталкиваются с этой задачей в сложный период жизни.
Зачем документы сдают в государственные архивы?
Причины могут быть разными, но на практике компании чаще всего сталкиваются с этой задачей при ликвидации или банкротстве. Дело в том, что по закону ряд бумаг требуется передавать на длительное хранение в государственные архивные фонды. Это делается, прежде всего, для того, чтобы защитить бывших сотрудников от ошибок при назначении пенсии и других проблем.
Так как процесс банкротства и ликвидации — это сложная, длительная и требующая изрядного запаса сил и нервов процедура, обработка документов может стать очень неприятным сюрпризом для руководства.
Какие бумаги нужно передавать в государственные архивы при ликвидации?
Речь идет о документах, связанных с личным составов организации:
- приказы по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении);
- трудовые договоры;
- договоры подряда с физическими лицами;
- личные карточки Т-2;
- лицевые счета;
- расчетные ведомости.
Нужно понимать, что прежде, чем вы отнесете все вышеперечисленное в архив, требуется серьезная подготовка документов к архивному хранению. Самое разумное решение — доверить этот процесс профессионалам, так как он требует глубоких знаний законодательства, опыта работы, понимания процессов и поставленной задачи, а также знаний о том, как взаимодействовать с тем или иным государственным органом.
Как проводится подготовка?
Все перечисленные выше документы необходимо правильным образом оформить, а также подготовить для них научно-справочный аппарат. Для этого вам потребуется еще несколько бумаг, в частности:
- устав компании;
- все решения и протоколы, связанные с созданием, переименованием, сменой юридического адреса, ликвидацией предприятия;
- свидетельства ОГРН, ЕГРЮЛ, ИНН, КПП.
Так как эти документы нужна только для обработки, подойдут не оригиналы, а копии.
После оформления дел и формирования научно-справочного аппарата к ним, следует процедура передачи документов в архив. На руки выдадут Акт приема-передачи документов на государственное хранение, фондам вашей организации будет присвоен номер, в акте укажут количество переданных дел, даты и всю необходимую информацию.
Читайте нас в:
