Организация кадрового делопроизводства – это деятельность, которая обеспечивает создание официальных документов по учету кадров и фиксации трудовых отношений, а также организацию работы с ними на предприятиях.
Нередко в практике кадровыми специалистами некорректно составляются трудовые договоры, которые нарушают права работников, или делаются ошибочные записи в трудовой книжке, из-за чего уволившимся приходится подтверждать страховой стаж при выходе на пенсию, и т.д. Ведение кадрового делопроизводства должно осуществляться в любой нормальной организации. Это довольно трудоемкая работа, которая требует не только отличного знания трудового законодательства, но и внимательности при оформлении ценных бумаг, и осознания последствий их неграмотного составления и беспечного хранения.
Нарушения, ведущие к серьезным ошибкам
- Нарушения при оформлении трудовых договоров. Принимая нового сотрудника на работу в недавно открывшуюся фирму, руководители часто не могут предвидеть, через какое время бизнес может приносить огромную чистую прибыль, позволяющую обеспечить работников достойным заработком. К тому же неизвестно насколько качественно и усердно будет работать сам сотрудник. Поэтому стороны решают в пункте контракта, в котором прописывается зарплата, ничего не вписывать, согласовывая его только устно, что потом может привести к неприятностям и осложнениям для работника.
Договора, которые существуют только на словах и не содержат в себе четко прописанных условий по обязанностям и правам работников и нанимателей, не соответствуют трудовому законодательству. Когда стороны вступают в трудовые отношения и оформляют данные неправильно, итогом подобной ошибки становятся:
- отсутствие нормального трудового договора;
- существование дополнительных соглашений к трудовому договору, составленных работодателем, но не подписанных и даже не показанных работнику для ознакомления;
- наличие экземпляра договора, не подписанного нанимателем.
- Ведение кадрового делопроизводства должно не допускать отсутствие номенклатуры дел и кадровых документов, любых противоречий в документах и нарушения форм, определенных действующим законодательством. Помните, что документация, соответствующая букве закона, положительно влияет на репутацию и статус любой компании.
- Нарушения при работе с личными делами. Недопустимая ошибка, которая обязательно проявятся при серьезной проверке – отсутствие личного дела или части документов в нем, а также некорректное их ведение.
- Нарушения при оформлении реквизитов. Обязательное условие любого правильно оформленного документа – грамотное оформление реквизитов, начиная от «шапки» страницы и заканчивая подписью руководителя. Указывать название и вид документа, а также оформлять грифы согласования и утверждения необходимо в соответствии с правилами, которые известны специалисту по ведению кадрового делопроизводства.
- Увольнение или прекращение трудовых отношений с сотрудниками. Ошибками в данной ситуации часто являются:
- увольнение без причины или использование статьи для обстоятельств, которых не было в реальности;
- увольнение в период отпуска или болезни, которое происходит из-за того, что работодатель не знал о нахождении сотрудника в отпуске или на больничном;
- увольнение при наличии запрета на увольнение;
- несоблюдение процедуры увольнения;
- выплата неверной суммы денег;
- неправильно списанные материальные средства;
- ошибочное оформление трудовой книжки.
Большинство формальных, неумышленных ошибок в организации кадрового делопроизводства не только нарушают права работников и приводят к судебным процессам, но и заканчиваются для нанимателя административной или даже уголовной ответственностью.
Источник: МК-Правовые технологии
Читайте нас в:
